Messenger-Lösungen im Einklang mit der DSGVO

Auf dieser Seite erläutern wir, warum viele Unternehmen datenschutzorientierte Messaging-Alternativen wie SQURE.IO in Betracht ziehen – um sensible Geschäftsdaten verantwortungsvoll zu verarbeiten und Risiken im Zusammenhang mit der DSGVO zu reduzieren.

Compliance und Datensouveränität sind entscheidend

Unternehmen setzen zunehmend auf Instant Messaging, weil es Geschwindigkeit, Flexibilität und Einfachheit bietet – Faktoren, die für moderne Arbeitsumgebungen unerlässlich sind. Teams können sich unmittelbar austauschen, Informationen in Echtzeit teilen und standortübergreifend zusammenarbeiten. Das reduzierte E-Mail-Aufkommen unterstützt mobile Arbeitsmodelle und steigert die Effizienz.

Gleichzeitig bringen genau diese Vorteile neue Herausforderungen mit sich, wenn Organisationen strenge Datenschutz- und Compliance-Anforderungen erfüllen müssen. Besonders dort, wo sensible oder personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist entscheidend, dass Messaging-Lösungen verantwortungsvoll eingesetzt werden: mit Fokus auf Sicherheit, Privatsphäre und rechtliche Rahmenbedingungen wie die DSGVO. Andernfalls können Tools, die eigentlich Produktivität fördern sollen, zusätzliche rechtliche, organisatorische und sicherheitsrelevante Risiken mit sich bringen.

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DSGVO-orientierte Messenger-Kommunikation im Unternehmen

Der europäische Rechtsrahmen und technische Realität

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist der zentrale Rechtsrahmen der Europäischen Union zum Schutz personenbezogener Daten. Sie definiert verbindliche Anforderungen dafür, wie Organisationen personenbezogene Informationen erheben, speichern, verarbeiten und weitergeben, stärkt die Rechte betroffener Personen und verpflichtet Organisationen zu Transparenz, Sicherheit und Rechenschaftspflicht.

Viele verbreitete Messaging-Apps bringen zusätzlich zu den rechtlichen Vorgaben technische Datenschutzherausforderungen mit sich. Ein häufig diskutierter Aspekt ist die automatische oder teilautomatische Synchronisierung privater Telefonbücher. Dabei werden oftmals Kontaktlisten – einschließlich Personen, die den Dienst selbst nie genutzt haben oder nicht aktiv eingewilligt haben – auf externe Server übertragen, um Funktionen wie Kontakterkennung zu ermöglichen.

Dies wirft Fragen in Bezug auf Datenminimierung, Zweckbindung und den Umgang mit personenbezogenen Daten Dritter auf und kann für Organisationen mit sensiblen Informationen potenzielle DSGVO-Risiken erzeugen.

Darüber hinaus können europäische Datenschutzgrundsätze mit regulatorischen Rahmenbedingungen außerhalb Europas kollidieren – insbesondere mit US-Gesetzen wie dem CLOUD Act. Unter bestimmten Umständen kann dieser Zugriffe auf Daten US-basierter Anbieter ermöglichen, auch wenn diese physisch in Europa gespeichert sind. Diese extraterritoriale Zugriffsmöglichkeit wird in Europa zunehmend kritisch bewertet, besonders dort, wo Vertraulichkeit und rechtliche Sicherheit von zentraler Bedeutung sind.

Öffentliche Institutionen ziehen Konsequenzen

Beispiele aus dem öffentlichen Sektor zeigen, wie Organisationen IT-Landschaften im Sinne digitaler Souveränität umgestalten:
  • Das Österreichische Bundesheer hat angekündigt, proprietäre Bürosoftware schrittweise durch Open-Source-Lösungen wie LibreOffice zu ersetzen – mit dem Ziel, Abhängigkeiten zu reduzieren und technische Eigenständigkeit zu stärken.
  • Die Landesverwaltung Schleswig-Holstein hat ihre behördliche E-Mail-Infrastruktur von Microsoft Exchange und Outlook auf Open-Source-Lösungen migriert – als Teil einer umfassenden Strategie hin zu digitaler Souveränität.
Solche Initiativen werden zunehmend im Kontext europäischer Datenschutz- und Sicherheitsstrategien diskutiert – insbesondere hinsichtlich Abhängigkeiten von nicht-europäischen Anbietern und extraterritorialen Rechtszugriffen wie dem U.S. CLOUD Act. 

Wie SQURE.IO Organisationen unterstützt

In diesem Umfeld entscheiden sich viele Organisationen bewusst für Lösungen, die Datenschutz, Transparenz und Kontrolle in den Mittelpunkt stellen – insbesondere, wenn sensible oder vertrauliche Informationen ausgetauscht werden.

SQURE.IO wurde entwickelt, um genau diese Anforderungen zu unterstützen: mit einer Architektur, die Datensparsamkeit, Verschlüsselung, klare Zugriffskonzepte und den Betrieb innerhalb vertrauenswürdiger europäischer Rechtsräume ermöglicht.

Je nach Bedarf kann SQURE.IO entweder in einer europäischen Cloud-Umgebung oder vollständig On-Premise in der eigenen IT-Infrastruktur betrieben werden. Damit behalten Organisationen Gestaltungsspielraum bei Compliance-Strategien und können das Betriebsmodell wählen, das am besten zu ihren regulatorischen, organisatorischen und sicherheitsrelevanten Rahmenbedingungen passt.

SQURE.IO ersetzt keine rechtliche Beratung und macht eine Compliance-Strategie nicht überflüssig – aber es unterstützt Organisationen dabei, Datenschutzvorgaben verantwortungsvoll umzusetzen und die Kontrolle über sensible Kommunikationsdaten zu behalten

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